新人・若手への仕事の教え方

今日は新人・若手に仕事を教えるのが上手でない人達にお役に立てます。

新人・若手が辞めていく職場の上司は参考にしてください。

机上でマニュアルなどで仕事の一連の流れを説明する。

新人や若手に、仕事の一連の流れを説明します。

まず、大切なのは、この仕事が必要となる背景・意義やこれをするメリットや助かる人などを話すと新人・若手の目が光って、やりがいが生まれます。

これをしないと、仕事にならず、単なる作業になります。

これはハズレなしです。

次に、マニュアルや業務手順書を渡して、それに沿って説明します。

全体図やフロー図が有ればそれで説明します。

(通常から、手順どおりに業務をしていなければ、手順を改訂しなければなりません。)

そうすると、こちらの思い違いや間違いの指導を防げます。

なお、指導中には手順などに気づいたことをメモするよう新人・若手に促します。

彼ら・彼女らは真面目なので、メモを入念にとります。

「体で覚えろ」というのは彼ら・彼女らに、受け入れられません。

(本当はその部分で大切な事が多いのですが、それが全面に出るのが許されるのは昭和の時代でした。ですが、そういう本質の事もサラリと言っておくことも必要だと思います。)

30分以上かかるものは、10分ずつの3パートぐらいずつに区切ります。

若しくは、纏まった所で終わります。

誰でもそうですが、一気に長いパートは覚えられません。

実際の仕事は、各パートに分解して、一緒にやる。

机上で一連の仕事の流れを掴んでもらった後、実際の仕事を新人・若手と一緒にやります。

しかし、その仕事の下準備のパートなどが必要な場合、それから一緒にやっていきます。

各パートをまず、やって見せて、後ろから新人・若手に見てもらいます。

コツは、マニュアルに書いていても、読んで分からないところをやって見せてあげます。

そこをメモしてもらいます。

次は、新人・若手に各パートをしてもらい、後ろで見る。仕上げる。

新人・若手の業務は、各パートから仕上げる事を優先します。

メリットは、各パートだけなので難易度が高くなくて、新人・若手の間違いが少なくなります。

お互い Win-Winの関係が保てます。

つまり、各パートを完成させて行くことで、一連の仕事を任せるまでに要する時間が短くて済みます。

また、各パートを任せることができて、こちらも助かります。

でも、各パートもいきなり任せる事はできないので、あなたが後ろで見るとか、横についておくとかが必要になります。

何度もそのパートをやってもらって完成させていきます。

この間に違うパートも教え始めます。

できるパートを増やす。

各パートで新人・若手の熟練度を上げてもらって、仕上げていきます。

上の項目で述べたようにして、新人・若手のできるパートを増やしていきます。

この頃には、あなたは各パートを時々見る程度で済むようになります。

一連の仕事をやらせてみる。後ろで見る。

新人・若手の各パートの完成度が上がってきたら、一連の仕事を任せます。

最初は各パートで出来上がりをチェックして、間違いがないか確かめます。

そうしないと、どこで間違ったか分からないですよね。

後ろで見て、あなたはその仕事から少しずつ離れていきます。

任せる。時々見る。

一連の仕事ができるようになったら、任せましょう。

あなたは時々見る程度で良いでしょう。

ねぎらいの言葉も必要です。

「ちゃんと仕事をしてもらって、助かるわ。」

当たり前のことですが、あなたの本当の気持ちを伝えます。

それが一番大切です。

毎日、発生する仕事だと、3か月ぐらいで一連の仕事を任せられるのではないでしょうか？

毎日発生しない仕事や工程が長い仕事だと、半年から1年かかる事もあります。

こうして、新人・若手に仕事ができるという位置づけをあげれます。

一番いけないのが、雑用だけで新人・若手を位置付ける事です。

最初から、あなたの部署で本流の仕事に乗せてあげます。

ただし、失敗しないように慎重に乗せてあげる事です。

なので、各パートごとにして、難易度を下げていくのです。

各パートも位置付けがはっきりしているので、雑用ではありません。

やがて、本流を任せるのですから。。

これをしてあげると、彼ら彼女らの自己肯定感を満足させれます。

あなたも新人・若手に本流の仕事をしてもらえて、満足ですよね。

あなたが係長なら、すごい手腕を持つ係長です。

何せ、人を育てれる係長ですから。

先生とする。

仕事を覚えた新人・若手を先生とします。

つまり、分かりにくいマニュアルや手順書の改定をお願いしたり、後輩の指導をお願いするのです。

後輩の指導では、あなたがした教え方も教えてあげて新人・若手にマスターさせるのです。

というのも、傲慢な態度では、だれもついて来ませんから。。

新人・若手が先生になるためのステップも用意しましょう。

それが、課長や係長の次の仕事です。

そうやって、仕事を教えていくのです。

まとめと補足

今日は、新人・若手への仕事の教え方をみてきました。

新人・若手に仕事を任せると失敗してしまうことがあります。

先手をうって、失敗しそうなところはメモするか、する前に声をかけてもらうようにします。

でも、違うところで新人や若手はミスしたりします。

そんな時はどうするか？

それは、許容するしかありません。

逆に言えば、あなたがカバーするのです。

それは10年前か、20年前のあなたがした事と同じです。

新人・若手の不注意が続くようであれば、こちらから注意する必要がありますが、それ以外は許容しないと組織は運営できません。

それを肝に銘じて、仕事を教えていきます。

ある程度の寛容さが必要です。

新人・若手の未熟さを叱るのではなく、それをカバー出来なかった上司やシステムを見直すべきでしょう。

それが健全な組織です。