会議時間を短縮させるプロジェクトの会議が4時間かかった！ダメだ! そのプロジェクト！

直感的にダメだと思う。

笑えない話ですが、題記のプロジェクトはコンサルタントがやってしまう最もダメなパターンです。

言ってる事とやってる事が矛盾しています。

誰もがそんなプロジェクトから出てきた答申を納得してくれません。

目的は会議時間を短くすることに主眼を置いているのですが、一方で、その会議に呼ぶ必要のない人が大勢いて、事前の準備もなく、会議に出席しても参加してない人が多いのです。

つまり、参加者の生産性が低い事が問題なのです。

目的も参加者ではなく、会議だけに焦点を合わせていて、ポイントを外しています。

今日は会議の開催について考えたいと思います。

まず、会議の種類を決める。

会議の種類は3つぐらいに分けると分かりやすいです。

①ブレーンストーミング・ワイワイガヤガヤ自由意見を話し合う会議

②決定会議

③説明会議、報告会議

それぞれで、出席者や時間、会議のルールも違うように設定して、効率化します。

そもそも会議をしなくても、済むものもあります。

例えば、③の会議はメール報告で済むのであれば、そうします。

会議を開かないのが、究極の効率化です。

会議を開くことで付加価値が付けられるものが開催に値します。

①はメールやチャットよりも、時間を区切ってWeb会議や面と向かって、意見を出し合うのが効率的ですし、意見を出してくれた人のニュアンスも分かるので、開く意味もあります。

だいたいの非効率な会議は①と②が一緒だったりします。

必要とされる参加者が会議で異なるのであれば、会議を別にして、一同に集める必要はありません。

次に、会議の参加者に役割や責務を与える。

会議の種類や目的を明確にするのは当たり前で必要なのですが、ここではもう一歩進んで、会議の参加者に役割や責務を負ってもらいます。

例えば、「課の意見をまとめて来て発表してもらう。」

とか、「これまでの職務経験から意見をパワーポイント5枚で発表してもらう」などです。

会議参加者になんらかの役割を担ってもらいます。

傍観者は誰もいません。

ここがポイントになります。

それだと、上記の参加者は事前に課内でミーティングを開いて、意見をまとめてきますし、発表者は職務経験から意見をパワーポイントにまとめてくれます。

その会議のための事前準備が動き始めます。

会議の目的が達成できたら、設定時間よりも会議時間が短くても終われます。

みんなが責務を果たせました。

会議は、やりっぱなしではなく、成果物を残す。

これも当たり前なのですが、会議が終われば、議事録かそれに代わる説明資料やファイルなどを残します。

内輪のミーティングなら出さなくても、いいようにも思うのですが、そんな場合にも簡単なメモでいいので書いておきます。

会社のお金を使って会議してるので、何らかの成果物は要ります。

最低限、会議案内のメールを成果物として残したり、Outlookの会議スケジュールに添付した資料がそれにあたるようにします。

まとめ

まず、会議の種類を決めて、必要な参加者や時間を限定して効率化します。

最も良いのは、会議を開かない事です。

メール連絡で済むのであればそうします。

次に、会議に参加する人に責務を与えて、事前準備を行ってもらい、会議当日に傍観者がいないようにします。

最後に何らかの成果物を会議の記録として残します。

効率的な成果物や報告書の書き方→リンク