サラリーパーソンの上手な打ち合わせの仕方

サラリーパーソンは打ち合わせと言えども、自分が主催する場合、ノープランで丸腰で行ってはいけません。

というのも、『打ち合わせ』=『非公式』ではありません。

完成までの一部分です。

そう思うと、何らか用意した方が良いと思えますよね。

今日は、サラリーパーソンの上手な打ち合わせの仕方を考えてみましょう。

いつものように上手に打ち合わせするコツを3つに纏めると、

①打ち合わせ・相談内容を決める。

②影響範囲を考える。

③相談相手に応じた準備

①打ち合わせ・相談内容を決める。

当たり前ですが、打ち合わせや相談する内容を決めましょう。

職位が低いとこれが出来ていなかったりします。

それは、一つの話に2つや3つのことがこんがらがっていたりします。

私が課長時代に、「このプロジェクトは大変なので、打ち合わせに来ました」と、ある主任が打ち合わせに来ました。

その主任の話をよく聞くと、プロジェクトの「難易度」、「締め切り」、「人手の少なさ」を混ぜこぜにして、「どうしましょうか?」とくるので、話が分かりにくいのです。

また、自分の意見も持っていない「ノープラン」です。

間違ってても良いので、「こう考えたので、こうするのが良いと思います。」と自分の意見を述べます。

職位が低いと入ってくる情報量が少ないのと視野が狭いので、間違っていることがありますが、ノープランよりはマシです。

課長である私の立場としては「締め切り」は遅らせないので、その難易度でも対応可能な係長を投入し、もう1人サポートをつけることにしました。

職位が低いと上司にお任せ的なことが多いのですが、主体的に訓練すると将来的に役に立ちます。

課長や部長は、執行役員会議や取締役会議で、最初に何を決めるのか、それとも報告だけなのかをきっちり説明します。

なので、大前提ですが「打ち合わせ・相談内容を決める。」ことが必須です。

つまり、内容を事前に自分なりに整理して、意見を持ってから打ち合わせや相談に望みます。

②影響範囲を考える。

打ち合わせ内容の影響範囲を考えます。

影響範囲には、横の広がりと深さがあります。

影響するのは、課内だけなのか、部内に広まるのか、他部署・他本部まで影響するのかなど横への影響と、それぞれでどれくらい人手がいるのか・完成など深さの考察も要ります。

さらに、打ち合わせで求められる完成度も考えます。

50%程度の仕上がりの方向性確認レベルでいいのか、それとも方向性+具体性を兼ねた80%レベルでいいのか、ほぼ完成の95%レベルなのか、3段階程度で考えます。

つまり、打ち合わせでも、プロジェクトの始め、中盤、終盤と打ち合わせに求められるレベルは変わります。

③相談相手に応じた準備

ここからが本題になります。

打ち合わせで対応する人は、要点だけの説明で詳細な説明はいらない人や、逆にプロセスの逐一まで関与したい人などさまざまなです。

なので、打ち合わせする人の性格や好みを把握します。

それを知らずして打ち合わせに臨むと、ダメ出しを喰らうことがあります。

ここが難しいです。

つまり、スピード重視の人は概要だけの報告でよくて、先に進めてもらうことが好きです。

一方、プロセスまで関与したい人への打ち合わせは詳細な準備が必要であったりします。

どちらがいいというわけではなく、部署の特質やその人の性格によって左右されます。

それを理解して、打ち合わせに臨みます。

それは、上司のためではなく、あなたのためになります。

どういうことかというと、打ち合わせがスムーズに行き、相手を納得させれます。

そう、あなたの為になります。。

まとめ

相談する内容と影響範囲を見極めましょう。

打ち合わせ内容を決めます。影響範囲を考慮して全体をつかみます。相談相手の特徴で打ち合わせ内容や準備することを変えます。

以上のことをすると打ち合わせで「ハズす」ことが少なくなります。