悪い情報が上がる仕組み。1分ルールが優れています。



以前のブログでは、悪い情報が上がる仕組みを書いたのですが、実際に課長や部長は忙しそうにしていて、話しかけづらいことが多いと思います。

そんな場合でも、確実に悪い情報を上げる仕組みを持っている会社がありますので、今日はそれをご紹介したいと思います。

それは、1分ルールというものです。

このルールは悪い情報に限った訳ではないのですが、情報を上司に上げる仕組みです。ある会社の課長が発明したそうです。その課長は会議や外回りで忙しく、あまり自らのデスクに座っていることがありません。

その課長も、悪い情報を上げろと普段から言ってたそうですが、忙しい上司に気遣って部下から情報が上がらなかったそうです。それを後で聞いた課長が報告ルールを作らないといけないと感じて、作ったものだそうです。

前置きが長くなりましたが、1分ルールとは、部下が1分で話せるように内容を事前にまとめておかないといけないのです。

それで、このルールのポイントは、部下が「1分ルールでお願いします」と宣言すると上司は「今は忙しいから、後にしてくれ」など部下の話を拒否できないルールで、上司が絶対に1分聞かないといけなことにしたそうです。

しかし、部下の報告が1分を超えると上司は「後で報告してくれ」と言えます。そんなルールで、内容によって、上司は聞き続けることも可能だそうです。

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この会社で本当にあった事例を紹介してもらったのですが、その日は、課長の会議が連続した日で、前の終わった会議室からの次の会議室への移動の際に、部下が廊下でこの1分ルールを宣言したそうです。

会議室の移動は1分程度だったそうなのですが、その部下が報告したことの方が重要で、後の会議をキャンセルして対応したそうです。

その課長は、「自分が導入したルールで救われたよ。大事にならなくて良かった」と苦笑いでした。この課長は、コンサルタントが社長などのエグゼクティブにするエレベータートークを真似たそうなのですが、報告システムとしては優れていると思います。

このシステムを導入したので、逆に、部下は上司が忙しそうなことを理由に報告しないことができなくなりました。部下も課長への「忖度」の言い訳ができなくなりました。

この課では、1分ルールのおかげで、思いもしない副産物ができたそうです。それは、課長がどんなに忙しくしていても、課員が課長に報告することをためらうことがなくなったそうです。

1分ルールでお願いします」と宣言しなくても、いけるようになったそうです。

というのも、このルールのおかげで、課長が忙しくても部下に時間を割く姿勢ができたとのことでした。それは、良いコミュニケーションの形ができたのでした。

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