ビジネスパーソンの報告書の書き方。

私は、前職で長い間ビジネスパーソンをしていて、いろんな部門に所属していたことがあります。

会社や各部門で報告書の書き方が異なりますが、ここでは共通して使えるビジネスパーソンの報告書の書き方を考えたいと思います。

結論から言えば、

①報告書のひな形を利用する。

②報告書は「結論」を最初に書く。

になります。

 

まず①ですが、前回使用された報告書があれば、絶対にそれを使います。

ビジネスパーソンは1から作ってはいけません。

報告書に求めれるレベルや書き方などがそこに詰まっています。

これが、今日の最大のポイントになります。

前回の報告書を踏襲すれば、失敗はほぼありませんし、単なる仕様が異なるだけで違和感などを与えて、不要な指摘をもらうことも少ないです。

行動を重視する会社では、「報告書にかける時間があれば、もっと行動しなさい」と言われかねませんし、報告書を重視する会社では、「もっと詳細に書きなさい」と言われると思います。

つまり、報告書の書き方に正解はないので、前回の報告書に合わせて、報告対象者の満足度を高めます。

また、ひな形の利用は、作成の効率化を最大限にしてくれます。

なければ、自分が以前に使った報告書を使います。

ゆめゆめ、Wordの新規作成で真っ白な白紙から、作ってはいけません。

ポイントは、面談する前、出張に行く前、会議する前など行動する前に、これまでの報告書を確認する事です。

それによって、行動の仕方やメモする詳細度が変わってきます。

よくやってしまうのは、議事録作成において、会議でほぼメモを取っていなかったというものです。

会議後に急に上司から「議事録頼んだよ。」なんか言われたりすると、焦ります。

そんな時は、前回の議事録の詳細度をすぐに確認します。

ザックリなメモ程度でよかったなら、一安心ですが、詳細な議事録であれば、参加者や上司に経緯や結論をすぐに確認します。

忘れないうちに完成させて、上司や参加者に内容を確認してもらいます。

詳細な報告書を求められることが多いのは長期の出張なんかです。

例えば2週間の海外出張なんかであれば、経費が100～200万円かかることもありますので、それに相応する報告書が求められたりします。

「中身がスカスカじゃないか、海外で美味しもの食って、酒飲んできただけで、海外旅行に行ってたのか？」とか、影で揶揄されないように気を付けましょう。

「枚数は関係なく中身でしょ。」という人もいるかと思いますが、そういう考えでない人もいますので、気を付けましょう。

つまり、これまでの成果物である報告書のレベルを見て、これからする行動と記録具合を考えます。

何もメモがないところで、10ページの出張報告書を書けと言われても、3ページ書くのが精一杯ですよね。

そうならないように、どういう観点から考えて行動するとか、メモする量を考えます。

ひな形の利用はそういうところにも役立ちます。

 

②報告書は「結論」を最初に書く。

ビジネスパーソンの報告書は、「結論」から書きます。

学校では、「起承転結」として結論を最後にするとしてきましたが、忙しいビジネスパーソンは「結論」を文頭に持ってきます。

上司はあまり、時間がありません。結論だけが知りたい人も多いのです。

もしくは要約を文頭に持ってきて、全体を読まずとも背景から結論までを大筋理解できるようにします。

担当者には10枚の分量の報告書でも、経営者には1枚に要約したものを用意するか、文頭にエグゼクティブサマリーといわれる要約を付けるなどします。

時間や興味があれば、続きの10枚を確認できるようにします。

あとは、数字などは表かグラフにして、見やすくします。

また、全体の文体をあわせます。

フォントサイズを統一し、フッターにページ数などを入れて、体裁を整えます。

ここもひな形を利用すれば、その通りに従います。

あまりこだわる必要はありませんが、最低限やっておくと、読みやすく理解もされやすくなります。

上述しましたが、ビジネスパーソンの報告書の書き方は、ひな形を最大限に活用することに尽きます。

行動前に報告書のレベルを確認すると、報告書で求められる行動や視点を考えることができ、メモをとるレベルまで把握して行動することができます。