分かりやすい出張報告書をスピーディーに作成する。

本業のセミナーがお蔭様で多忙を極め、ホームページが長い間更新できておりませんでした。

今日は、手間をかけずに分かりやすい出張報告書の作成方法を考えたいと思います。

基本は、報告書の作成に準じます。

出張報告書の作成するためには、以下の３つが大切です。

①出張前から、自部門の出張報告書のひな型（Word版などの電子ファイル）を入手する。

②出張時はメモ魔になり、1日ごとに出張報告書に書き込む。

③帰路で出張報告書を仕上げ、翌出勤日に提出する。

ダメな例から考えると上記の３点が優れているのが分かります。

ダメな例：

出張から帰ってきて、まず口頭で上司に出張報告をする。その際、報告が纏まっていないので、頭も整理できておらず、イマイチなものになる。
出張精算をする。レシートや運賃の精算で、約1時間から丸々一日費やすときもある。
次の日、溜まった仕事をやりくりし、会議などに出席するので、メモをみながら出張報告書を作成するのは、いつも夕方となる。
そんなことを繰り返すので、記憶も薄れて、書く内容も薄くなる。
出張報告書の提出が1週間以上かかり、上司から早く提出するように催促される。
他の仕事を止めて、出張報告書に専念して、2日後に提出する。

出張の目的は、出張先で成功するだけでなく、その成果をまとめることになります。その比は会社や人によって異なりますが、1：1と考えていいでしょう。

そう思ってない方は考えを改めるべきでしょう。

出張報告書を軽く見てるといけません。出張で契約が取れたなど成果が目に見える場合は良いのですが、そうではない場合、出張後に残るはこの報告書しかありません。

それでは、分かりやすい出張報告書をスピーデイに作成するための項目について、見ていきましょう。その項目は大きく３つあります。

①出張前から、自部門の出張報告書のひな型（Word版などの電子ファイル）を入手する。

これは、出張行く前から自部門のWordなど電子ファイルを入手して、出張先でも書き込んで行くようにするためです。

また、報告書のテンプレートを確認し、自部門は何を重視（人的交流、プロセス、成果、それら全て）しているのかも再確認しましょう。

その上で目的も修正します。つまり成果物ありきで目的と行動も変えるのです。

②出張時はメモ魔になり、1日ごとに出張報告書に書き込む。

出張時には、いつも以上に気を配ってメモをとります。

どんな人に会ったか、どういう会議に出席したのか、など詳細に記載します。会議で自分が議長やファシリテーターの場合、議事録を同僚に書いてもらいます。　

自分ひとりしかいない場合、どうするか？

ICレコーダーを胸ポケットにいれて録音します。ホテルに帰って文字に起こします。

ICレコーダーは海外出張でも役に立ちます。会議で聞き逃してる発言も多く、文字を起こすには最適です。

なお、成果が出にくい人的交流では、懇親会では必ず写真を撮ります。一番いいのが、一番最初にアルコールが出てきた時点で、店員に出席者全員をとってもらうのです。

誰も酔っぱらっていないし、精悍なまま写真に残ります。これも立派な成果物となります。それを報告書の隅に写真ファイルとして挿入するのです。

つまり、単なる飲み会から、親睦を深めるための交流会の証跡となります。

飲んだ後でつらい場合、ホテルで眠っても良いですが、そうでない場合、きょう一日のパートは80％ぐらいまで仕上げから寝ます。

長期出張でも、こうすれば一日一日の内容が薄くなることはありません。

③帰路で出張報告書を仕上げ、翌出勤日に提出する。

さて、北海道から東京へ飛行機でとか、大阪から新幹線で東京までの帰路は、2～2.5時間かかる訳ですが、これも有意義に使います。

②のパートで80％仕上げた部分を埋めていくのと、帰路する最終日の会議や行動の成果を入力していきます。

ゆめゆめビールを飲んで寝てはいけません。

ビールを飲んでもいいのですが、出張報告書を仕上げます。記憶も鮮明ですし、ほぼできあ上がっているので、気分も爽快です。

全体の成果や所感も記載し、完成させます。推敲などができれば、良いのですがが、移動時にそこまで求めず、誤字脱字ぐらいに留めておきます。

＜翌出勤日＞

朝1で、上司に口頭で、無事な帰還と出張の報告します。報告書が纏まっているので、スムーズに話もできます。

出張報告書の全体を見直し、必要に応じて推敲します。遅くても午前中に推敲を終わらせ、上司に提出します。

これで、大きな仕事がすでに完成しています。このスピード感はいかがでしょうか？

インパクトありますよね。

さらに、移動時に推敲もできれば、朝1に上司に提出できます。できる社員の誕生です。

それから、出張精算や溜まった仕事をさばくのです。

私が上司であれば、その報告書と提出者を次のように評価するでしょう。

『〇〇さんから提出された出張報告書は、初日から中日を通して、内容が丁寧に記載されており、薄くなることはなく、途中に交流会の写真まで入っている。写真もおかしな盛り上がりのものではなく、みんないい顔で写っている。さらに全体の結果や所感も当初の目的からずれておらず、出来も良い。また、帰社した朝1に提出することから出張時の努力も認められ、成果を意識した行動が考えられた。　　全体として申し分のない報告書であり、次の昇進者に推挙する。』

どうでしょうか？

帰社から２週間後に出てくる報告書と朝1に出てくる報告書でどちらが、よい出来栄えか分かるでしょう。