サラリーマンのスケジュールの立て方

私は前職で長くサラリーマンをしており、企画系の部署にいたこともあって、サラリーマンのスケジュール立案が得意です。

しかし、サラリーマンのスケジュールの立て方をインターネットで探したのですが、あまり良いものがなかったので、ここでご紹介したいと思います。

結論から言うと

①年間計画を立てる。

②スケジュールに遊びを入れる。

③しないことを決める。

になります。

まず、年間計画ですが、株主総会、取締役会など会社の重要会議の日時を把握します。これらの会議の変更はありません。それを受ける形で部長会やマネジャー会議などの職制たちが出席する会議が設定されます。

これも基本的に動きません。動かすと再調整が難しいか、できなくなるからです。その後で、グループミーティングなどの定例会を設定します。こうして、トップダウンの年間スケジュールを組みます。

つぎに、自分の海外出張や計画休暇などボトムアップの年間計画を入れていきます。長期にわたる予定は基本的に変更しません。また、トップダウンで決まった会議のための資料準備や売上報告会を逆算して設定します。

ボトムアップの計画立案ではグループ員間のスケジュール調整が必要になってきます。マイロソフトのOutlookがグループ員のスケジュール調整に大変役立つ便利ツールになります。

これで、年間計画がほぼ決まります。残りの空いた時間が、自由になる時間になります。

できない部長や課長は、この年間計画ができていないか、精度が悪く、自らのスケジュールを変更するため、課員のスケジュールなどを再度調整する必要がでてきます。長期的な視野が悪く自らの影響度を考慮していません。

それで、日々の空いた時間で設定された目標やノルマをこなして行くのですが、ぎっしり予定を入れていくと、必ず仕事があふれてしまいますので、1週間のどこかで「調整する遊びの時間」を用意します。

毎日のスケジュールに入れても構いません。それは、先に調整用の時間をスケジュールに予約して、そこには何も予定を入れないようにします。

すごい課長なんかは、半日、会議室に閉じこもって、遅れを取り戻す人もいました。「そうしないと周りに振り回されて、自分の時間を持てないだけだから」と言っていました。

最後に「しないことを決める」です。

優先順位をつけても、結局全部やるのであれば、時間がかかります。「優先順位の低い仕事は切る」のです。あるいは、成果の精度を落とすのも落し所としてありだと思います。

例えば、グループミーティングレベルのパワーポイント資料に見栄えを気にする必要は、ありません。

ワークライフバランスで、飲み会は週1か2週間に1回以内、残業はしても1時間以内など、大枠で「しないことを決める」必要があります。

高い生産性を維持するためには、何かしら時間制限をかけて体調を維持しないといけません。

先述のできない部長や課長は朝早くから夜遅くまで、ここで書いた逆のことをされて効率が悪く、仕事があふれています。そういう生産性が低いのは今の時代に合わなくなっています。

それが、わからない社会的感受性も問題とされると思います。