できる部長のスケジュールの立て方。

「あの部長は朝からずっと会議で、部内の打ち合わせができない」とか、「今日、部長はどこにいるかわからない。出張なの？」なんか、よくありますよね。

部長は自らのスケジュールを部内に公開していない人が多かったり、そもそも会議を忘れていたり、土壇場でキャンセルしたり、部員が振り回されることがあります。

そこで、これまで見てきて、できる部長のスケジュールの立て方をご紹介したいと思います。

結論からいうと、

①スケジュールから管理するのではなく、部長権限に依存する業務を規定します。

②それ以外の業務は権限を委譲して、部長が出席しなければならない会議・業務を減らします。

③また、部長不在時など会議・業務の進め方を決め、スケジュールを見える化します。

まず、「①スケジュールから管理するのではなく、部長権限に依存する業務を規定します。」ですが、部長権限に依存する業務とは、取締役会の決定事項の連絡や部の目標設定や戦略の策定、予算管理、人事異動など、部長権限でしかできない業務です。

これは、部長権限が必要になり、移譲する事ができないとします。「忙しい」というほとんどの部長は、これができておらず、部長がしなくても良いことに首を突っ込んでいます。

次に、「②それ以外の業務は権限を委譲して、出席しなければならない会議・業務を減らします。」ですが、部長がしなくても良い業務は、課長に委譲します。

ここでポイントは、課長に雑用は振ってはいけません。成長を見越した大切な業務を任せてみるのです。

一方、雑用や細々した出張精算なんかは、部長付きの少数グループを作るか、一つの専用の課を作って部長機能を強化する事も検討しましょう。

部の戦略策定と進捗確認や取締役会への説明資料など、力を入れたい場合は尚更です。

会議でも、技術検討会など部長がいちいち顔を出さなくてもいい会議は、課長や係長に出席してもらい、決定会議にこれまでの経緯を聞いて臨む、というやり方もあります。

最後に、「③部長不在時など会議・業務の進め方を決め、スケジュールを見える化します」ですが、上部から緊急の会議招集があったりして、急に部長のスケジュールが変更になったりします。

この時、部長権限が必要な会議は延期に、そうでなければ通常開催で部長に関係のない部分からスタートするなど事前に決定しておきます。

それは、部長を待って20人が会議室で待ちぼうけするのも、生産性が悪いためです。

マイクロソフト社のoutlookを用いて、部長のスケジュールを見える化し、部員に公開します。スケジュールを押さえ方なんかはこちらをご覧ください。

通常、部長は忙しいので、あまり悠長にしてられないのですが、できる部長は、さにあらず。。

できる部長は、自らの権限で決めないといけない事と、そうでない事を峻別して時間を作っています。

やらなくていいことはしないのです。とりあえず呼ばれた会議に全て出ていたら、キリがありません。

自分が決めないといけない事に時間を集中させているのです。それができる部長のやり方です。