若手、主任クラスの人は、上司に業務量を把握してもらい、優先順序をつけてもらう。

業務があふれている人いませんか？ 量が多くて焦って仕事が中途半端になっていませんか？

『上司からは「早く帰れ」って言われるし、そのくせ万事些細な事にまで、それ相当の完成度を求めてくるし、どうすんだよ。』

ある研修セミナーで主任クラスの若手が嘆いていました。

「働き方改革」といわれるけど、仕事のやり方が変わらないのに早く帰っても仕事がたまるばかりです。

今日は、上司から業務の指示を受けるが自分の裁量で仕事を進める割合が少ない若手や主任クラスの人を対象に業務のやり方を考えたいと思います。

下記の3ポイントを上司と話すると、円滑に業務を進めることができます。

①上司に自分が持っている業務量を把握してもらう。

②業務の優先順位をつけてもらう。

③完成度を尋ねる。

 

①上司に自分が持っている業務量を把握してもらう。

①ですが、あなたの上司はどれだけあなたが仕事を抱えているか、正確に把握していません。

あなたが主任であれば、上司である係長か課長から仕事が依頼されるのが、組織としての業務指示としてあるべきものです。

しかし、ちょっとした仕事の合間業務(会議室のセッティングや片付け、コピー対応)などを次長や部長から頼まれたりします。

厄介なのが同じグループの先輩からの頼まれ仕事なんかもあったりするので、業務が膨れてしまいます。

ですので、自らの上司にはそれらを包み隠さず、伝えます。

正直、先輩が真正面から取り組まないといけない仕事を若手に回していたりします。

ポイントは、自らの業務査定をする上司に話します。

直属の上司が係長であったとしても、査定を課長から受けているのであれば、業務量を把握してもらうために課長の直接相談します。

この場合、係長に事前か事後の報告を忘れてはいけません。

次に、係長が課長に取り持ってくれたり、先輩に指導できるなら、係長に任せて構いません。

課長に相談しに行った途端に、先輩からの業務が来なくなったりします。

組織としてあるべき仕事の体系になります。

②業務の優先順位をつけてもらう。

業務をたくさん抱えている人でも、涼しい顔で仕事をしている人がいたりします。

そんな人は、きっちりと仕事の優先順位がつけれています。

ポイントは、上司に優先順位を理解してもらっています。

課長:「あぁ、彼は今その仕事をしてるんだろ？ その次はあれをするとか言ってたよ。」

上司から緊急の用事が入ったとしても、どれを優先するか尋ねます。

「これを先に対応すると、今やっているこの仕事は明日の午前中になりますが、よろしいでしょうか？」

「業務命令であれば、残業をいたしますがいかがしましょうか？」

残業が出来ない場合も、ちゃんと伝えます。

「本日は先約があり、残業が出来ないので、明日の午前中になりますがよろしいでしょうか？」

そう言われれば、頼む方も急いでいるなら違う人に頼めますし、不急の仕事なら明日で良いとなります。

事実を率直に伝えて自らに不要なストレスを溜めないようにします。

頼む方もその方が助かります。

忙しいのは優先順位を決めれないからと気がつくと、落ち着いて仕事ができるようになります。

なので、自らが優先順位を職務的につけることができない人は、上司と相談しましょう。

 

③完成度を尋ねる。

上司から急に仕事の依頼を受けたら、仕事の完成度を尋ねましょう。

目的は何かとか、期限はいつなのかは忘れずに聞けますが、「どんな完成度であればいいのか？」をよく忘れます。

なので、完成度も落とすことなく尋ねましょう。

ポイントは、完成品を求められた場合、半分くらいの仕上がりで、中間報告をします。

それで上司と方向性を修正して合わせて完成させます。

これをしないと出来上がった完成品が思っていたのと違っていたというのは、よくあることです。

それでやり直しを命じられるのは、時間の無駄というものです。

まとめ

若手、主任クラスの人は上記の3点を気にして仕事をしましょう。

つまり、仕事量×優先順位×完成度を上司と話し合います。

課長と話しづらいという人は、係長レベルの人と意思疎通をしっかりできるように訓練します。

それから課長と意思疎通をはかることでも構いません。

仕事を受けすぎて体を壊すのは、社会人として自らを管理できていないとなります。

昭和の時代では「よく働く若者だ」と美談ですみますが、平成も終わろうとしているこの時代では「自己管理ができていない」となります。

頑張っているのにそんな評価を受けるのはもったいないです。