「忙しい」とは、優先順位をつけれない心の状態をいう。



今日は「忙しい」という優先順位をつけれない状況から、抜け出すことを考えたいと思います。

結論からいうと、

①自分の軸を持つ。

②影響を考える。

1つ1つの事項を完了させる

になります。

 

①自分の軸を持つ。

まず、自分が何を重視するか考えます。ポイントは具体的に書き出すことです。

私の場合、

1.仕事は無限にあるので、平日は8:30から17:30まで仕事をし、土日は仕事をしない。

2.原則主義、修正主義で柔軟に対応する。完璧主義を捨てる。しかし、必要な時バランスはとる。

3.難しいことにチャレンジする。そのために勉強をする。

4.付加価値を付ける。1つ工夫する。

5.面倒なことをシンプルにしていく。そのためのシステムを作る。

です。

私の経験から、3〜7の具体的な項目があると、自分の軸がブレにくくなります。

 

②影響を考える。

響く 響き ひびく ひびき きょう 音響 影響 反響 音 サウンド エコー やまびこ レスポンス 日本語 日本人 日本 ニホンゴ 漢字 かんじ KANJI JAPAN SOUND sound ECHO echo 外国人 海外 外国 外国語

自分の軸が固まったら、次に、受けた仕事で相手への影響を考えます。1人で完結する仕事はあまりありません。

つまり、たくさんある仕事の中で何を優先させるかというと、相手への影響を考えます。例えば、この仕事が遅くなれば、どれだけの人に迷惑がかかるかです。

ポイントは、平均からのハズレ具合で考えます。部長であれば部下への影響があることが多いのですが、その仕事が平均処理時間内で終わるのであれば、部下への影響度が大きくても急ぐことはありません。優先順位を落とせます。

一方、相手が1人であっても社長からの指示であるとか、自分がもっている仕事の中で飛び抜けて重要なものから片付けることになります。

なお、社長からの指示がたくさん来る場合は、その中で優先順位をつけることになります。全てを一番にはできないのです。

忙しい人は全てを最優先事項として、すべてを一番でしようと考えています。それは土台できないことです。

最優先事項ばかり並ぶ時の優先順位は時間軸です。先に来たものを先に処理します。

このようにして、影響を考えながら、優先順位をつけます。

 

③1つ1つの事項を完了させる。

チェックボックス チェック項目 チェック リスト チェックリスト リスト表 やること check list todoリスト todo ビジネス 資料 書類 レ点 レ 仕事 実行 該当 当てはまる ロジック 論理 論理的 ミス 手帳 プロセス ワーク ワークフロー モデル化 インターフェイス フロー 確認 再確認 二重チェック 背景 素材 効率 効率化 再発防止 フォーム フォーマット 優先順位 サイン sign れ点 選択肢 承認 問診票 会社 学校 塾 ビジネスイメージ 問題集 回覧板 計画 白ペン 白 スケジュール メモ帳 業務 行事 管理 todo 行動予定 予定 仕事内容 活動項目 完了 終了 実施 タスク タスクリスト タスク管理 業務管理 学習塾 公文 プリント テスト 先生 生徒 学生 学習 項目 スクリーン 見える化 チェックマーク アイコン ボックス メモ 青空 空 雲 大空 試験 回答 解答 受験 勉強 教育 答案 答え 悩む 並列 並べる やることリスト 印 手順 記号 やるべきこと 箇条書き 罫線 ライン 直線 文字 説明 子供 教室 板書 イメージ 予防 防止 荷物 作業 ツール 診断 健康診断 診査 審査 買い物 荷物確認 旅行 持ち物 持ち物リスト 一覧 一覧表 遠足 持ち物確認 リマインダー 行動 事項 身体検査 身体測定 確認事項 リマインド テキストスペース コピースペース 文字スペース スペース 余白 mokn23

簡単な仕事でも未完了のままであれば、自分の持ち仕事になります。忙しい人は未完了の案件をたくさん抱えています。ですので、簡単な仕事は片っ端から完了させます。

例えば、メールは読んだら完了ボックスやアーカイブに入れます。対応しないといけないのは、そのまま置いておき、対応します。メールボックスが空っぽであれば、対応案件が全て終了していることになります。

そういうメールボックスを見るとモヤモヤ感がスッキリに変わります。

また、5分以内に片付く仕事であれば、優先させて処理します。ルーチンの決済なんかを溜めることはありません。

 

まとめ

優先順位を付けて、「忙しい」という漢字にある「心を亡くす」という状況を脱しましょう。

それは、仕事に対する自分の軸を持ち、相手への影響度を図り、1つ1つ事項を完了させていくことにあります。

また、職位が上がれば、不要な仕事をやめることを積極的に考えます。

主任や課長でそうもいかないというのであれば、上記のことを試してみましょう。

なお、現実には自分の能力を超えた仕事量がきます。

上記のことをやってもこなせない時は、自分の仕事量がこれだけあって優先順位をこうして付けていると上司に話します。

それで、今持ち込んだ仕事の期限はこれぐらいになると根拠をつけて話をします。それだと上司は優先順位を指示できますし、また、違う人に仕事を振ることもできます。

この率直な話し合いは、アサーティブな会話といいますが、このアサーティブに会話するということは、またいつか説明いたします。