業務を回す仕組みをつくる。担当を増やす。枠を変える。

「働き方改革」で有給の積極的な取得が推進されています。

しかし、休んだのはいいのですが、会社に戻ると仕事がたまった状態だと気持ち良く休めません。

また、会社としても業務が滞るのは良くありません。

なので、どんな業務にも主担当と副担当の複数担当者システムにして、業務が滞らないようにします。

つまり、副担当はメールでCCを入れてもらうなどして主担当の業務経緯や状況を把握し、主担当が急に休んだとしても、対応できる状態にしておきます。

ポイントとして、副担当者は以前にその業務で主担当であったなどその業務に精通している方が良いでしょう。

また、副担当者も複数おくのもコツになります。

なので、ルーチン業務は半年ごとに業務ローテーションを発生させるなど、担当者の多能工化が必要になります。

・業務に人を付け(主担当、服担当)、情報を共有する(メールなど)。

・業務ローテーションし、チーム員を多能工化する。

産休の方がいて、恒常的に人手不足になる場合、課内のチームの枠を変えるなど機動的な編成をします。

例えばチーム員4人のうち1人が産休になるときには、2チームを統合してチームを8人として対応すると、休む方も休まれる方も心理的・実務の負担が変わります。

さらに、優先順位が低い仕事も簡素化するか止めてしまい、業務の棚卸しましょう。

このようして業務を回す仕組みをつくります。

・チームや組織の枠を柔軟にし、機動的にする。→(リンク: がんばるタイムなんかも役に立ちます。)

・業務の棚卸しを行い、プロセスの簡素化、頻度の見直しをする(廃止もあり)。

また、出張が特定の人に偏ったりするなど、独身・既婚や性差で不利益が被らないように最大限配慮する必要があります。

そうしないと離職者が出てきます。

ワークライフバランスも積極的に対応し、長期の有給休暇は６か月前から申請してもらって、チーム員同士が重ならないようにする。

最近はICT技術の発展によって自宅でテレワークができるようになり、テレワークに適した業務を洗い出し、自宅で効率よく対応してもらうなど工夫が必要になってきています。

課長が休暇や出張などで、連絡がとれない場合、通常業務はチームリーダーが判断し、トラブルや予算執行などは部長が判断するなど権限の移譲を決めておきます。

・負荷の高い業務の分担への配慮

・ワークライフバランスの推進(有給休暇の取得推進)

・テレワークの活用(ルール化)

・課長、チームリーダー不在時の代行権限の規定

最後になりますが、業務効率を上げて勤務時間を短くしたのはいいけど、残業代が減ってしまった。

頑張ったのに意味がない。

そんな話をよく聞きます。

時間に対して給与を払う制度から、生産性の向上に給与を払う制度にしなければなりません。

減った残業代は業務を効率化した成果として賞与に反映したり、余った時間は副業も可能とするなどの制度改革が必要になります。